Как можно использовать календарь - Блог для саморазвития

Немедленно добавляйте события и встречи в свой календарь

Хотя это может показаться очевидным, слишком часто мы говорим себе, что добавим это позже – не ждите! Когда наступает «позднее», мы в лучшем случае оказываемся неподготовленными, а в худшем — сталкиваемся с конфликтом. Поскольку у большинства из нас есть календарь в кармане, добавление чего-либо для сохранности займет всего минуту. https://tozpat.ru/

Это правило применяется также во время участия в собраниях: планируйте последующие мероприятия до завершения собрания, чтобы вы могли надлежащим образом спланировать следующее собрание.

Используйте функции напоминания в своем календаре

Если вы используете цифровой календарь, скорее всего, в нем есть возможность отправлять вам уведомления или напоминания. Вы можете настроить окно, но полезно заранее предупреждать за 15-30 минут, что вам потребуется для перехода к следующему событию или задаче.

Однако используйте напоминания с осторожностью, они могут стать чрезмерными, нарушить ваш рабочий процесс и негативно повлиять на качество выполняемой вами работы. Однако при правильном использовании они являются отличным инструментом в вашем наборе инструментов управления календарем.

Используйте временные блоки

После совета по учету буферов и переходов, блокировка времени, возможно, является следующим наиболее эффективным советом по управлению календарем. Блокировка времени — это простая концепция: выделите блок времени для конкретной задачи или группы похожих задач, чтобы лучше сосредоточиться на них. Как упоминалось в предыдущем совете, отдельным задачам не место в вашем календаре, но временные блоки — отличный способ убедиться, что вы оправдываете свои ожидания относительно времени, доступного для их выполнения.

Общее эмпирическое правило состоит в том, чтобы создавать блоки продолжительностью не менее 30 минут, чтобы у вас было достаточно времени для выполнения любой задачи, которую вам нужно выполнить. Также может быть эффективным просматривать ваши блоки утром и днем, создавая большие блоки времени, в течение которых вы можете работать над конкретными задачами.

Скажите “Нет” или “Позже”

Это отличный совет по многим причинам. Слишком часто мы быстро соглашаемся, а затем придумываем, как вписать это в и без того плотный график. Когда вы работаете в обратном направлении, это плохо кончится для вас. Сделайте паузу и спросите себя:

Соответствует ли эта задача моим приоритетам и сфере охвата?

Кто-то просит вас разработать брошюру, когда ваша роль связана с вводом данных? Это очевидный пример задачи, выходящей за рамки чьей-либо компетенции, но она может быть более сложной. Сам запрос может быть чем-то, что входит в вашу сферу деятельности, но может отсутствовать в вашем списке приоритетов. Скажите, что сегодня понедельник, а в среду у вас презентация. Если к вам подойдет член команды и спросит, не поможете ли вы ему вычитать черновик отчета для клиента, срок сдачи которого истекает на следующей неделе. Возможно, вам хочется помочь товарищу по команде, но это может поставить под угрозу вашу способность закончить презентацию, которая на самом деле является частью вашей работы. В этом случае вы могли бы сообщить им, что сможете ознакомиться только после завершения презентации, или, что еще лучше, предложить другого члена команды, который может больше подойти для выполнения этой задачи.

Есть ли у меня в календаре фактическое время для его завершения?

Возможно, задача актуальна и входит в ваши рамки, отлично! Но впишется ли она в ваш календарь? Это может быть особенно сложно, если у вашего начальства нереалистичные ожидания относительно сроков. Если вы хорошо управляете своим календарем и обнаруживаете, что просто нет способа что-то в него вписать и дополнить с каким-либо качеством, есть пара вариантов. Первый вариант — делегировать задачу другому члену команды. Другой вариант — показать свой календарь руководителю вашей группы и объяснить, что для выполнения задачи вам необходимо убрать что-то еще с вашего стола или перенести на более поздний день. Часто руководителям команд достаточно иметь наглядное представление о своем времени, чтобы лучше соответствовать своим ожиданиям.

Должен ли я сказать «нет» чему-то еще, чтобы сказать «да» этому?

Задача входит в вашу компетенцию, и вы можете вписать ее в свой календарь … но должны ли вы это делать? Понимание того, что сказать «да» чему-то, означает сказать «нет» чему-то другому. После того, как вы заполнили доступный блок в своем расписании, он становится недоступен для чего-то еще, что вы, возможно, захотите или вам потребуется сделать больше. Когда что-то попало в ваш календарь, удалить или перепланировать это гораздо сложнее, чем убедиться, что это то, что должно быть там в первую очередь.

Кстати, если есть что-то, что не должно занимать место в вашем календаре, так это встречи типа обновления. С программами, основанными на совместной работе, такими как Teamly, легко видеть, чем занят каждый, не тратя ни часа времени на совещание.

Чтобы потом легко найти этот материал сохраните его у себя на страничке социальной сети: