Особенности ведения и планирования по календарю

Вы далеко не продвинетесь без эффективной системы управления календарем, поэтому начните с некоторых из этих советов, и вы будете на верном пути!

Учитывайте часовые пояса

Поскольку все больше и больше людей работают удаленно, важно учитывать часовые пояса при добавлении элементов в свой календарь, если у вас географически разбросанная команда или клиентура. Полезно запланировать мероприятие в своем календаре по местному времени, но оставить пометку, на какое время это переводится на другом конце провода. Это не только предоставит вам контекст (для них сейчас очень рано или поздно ночью?), Но и добавит немного больше индивидуальности, когда вы признаете, что ваш часовой пояс не единственный в мире.

Пакетные собрания

Организация проведения всех ваших встреч в один день — эффективный способ управления вашим календарем. Если проведение каждого собрания в один день невозможно, организуйте так, чтобы собрания, которые вы можете контролировать, проводились в оба конца совещаний, которые не подлежат обсуждению. Делая это, вы можете максимально использовать то, что уже настроились на эффективное проведение собраний.

Разработайте систему цветового кодирования

Один из самых популярных (и забавных) способов управления вашим календарем — это использование системы цветового кодирования. Было показано, что эта система визуального ввода невероятно эффективна и относительно проста в реализации. Хотя выбор цвета зависит исключительно от вас, примите во внимание следующие рекомендации от https://tozpat.ru/:

Серый – встречи, серый цвет нейтрален и уравновешивает ваш календарь.
Красный – задачи, ориентированные на детали, красный привлекает ваше внимание и указывает на важность.
Фиолетовый – творческая деятельность, мозговой штурм или написание текстов.
Синий / розовый — более расслабляющие и менее обременительные задачи.
Экологично – думайте о здоровье, перерывах на обед и простоях.
Белый – упростите задачу и назначьте белый цвет для времени подготовки и организации.

В зависимости от типа выполняемой вами работы другим вариантом является цветовое обозначение в зависимости от клиента или проекта, для которого выполняется работа.

Четко определяйте приоритеты

Проще говоря, если бы кто-то другой заглянул в ваш календарь, он смог бы четко понять ваши приоритеты. Календарь — это представление о том, как вы проводите свое ограниченное время. В итоге в этой системе должны быть задачи, действия и события, которые служат вам профессионально и лично.

Особенности ведения и планирования по календарю

Держите свой календарь доступным

Это данность, но о ней стоит упомянуть… Какая польза от календаря, если вы постоянно забываете о нем или копаетесь в нем? В наши дни большинство людей пользуются цифровыми календарями, поэтому, если ваш телефон удобен, то и ваш календарь тоже.

Если вы все еще цепляетесь за бумажный календарь, убедитесь, что он в формате, который вы действительно будете носить с собой, будь то небольшая книжка карманного формата или полноразмерная, которая помещается в сумке.

Соблюдайте 4 правила тайм-менеджмента

Если вы не знакомы с 4 основами тайм-менеджмента, вот краткое руководство:

Удалить – удалите из своего календаря все, что на самом деле там не должно быть.
Делегируйте – вы лучше всего подходите для этой задачи? Если нет, передайте это тому, кто подходит.
Отложить – возможно, задача действительно принадлежит вам, но нужно ли ее выполнять прямо сейчас? Если нет, запланируйте ее на более разумное время в будущем.
Делай – это не требует пояснений, делай то, что ты говоришь, что будешь делать.

Один из наиболее эффективных способов управления вашим календарем — убедиться, что то, что там есть, действительно должно там быть. Уберите беспорядок, и останется то, что не только нужно сделать, но и должно быть сделано вами.

Запланируйте время наверстывания упущенного

Жизнь случается, но выделите место в своем календаре, чтобы ваши задачи и обязательства не отставали, когда что-то неизбежно нарушает ваш поток. Я знаю, кажется немного странным резервировать временной интервал в вашем календаре для чего-то настолько неспецифичного, но позже вы поблагодарите себя за то, что у вас есть свободное от чувства вины место для всего. Если в конечном итоге вам не понадобится это пространство, считайте это перерывом (вы знаете,… для видеороликов с кошками).

Измените вид календаря

Цифровые календари позволят вам переключаться между просмотром дня, недели, месяца и даже года. Может быть очень полезно время от времени менять свой взгляд и по-новому взглянуть на свои обязательства или даже уловить что-то, что вы, возможно, пропустили.

Соответствующим образом помечайте элементы календаря

Хотя может возникнуть соблазн просто повесить ярлык “Встреча” в вашем календаре, это очень мало говорит вам о том, что на самом деле происходит в это время. С кем эта встреча? Какова тема? Кто там будет? Как можно ожидать, что вы придете на это собрание подготовленным с минимумом деталей?

Когда вы помечаете события в своем календаре, это помогает указать тип мероприятия, с кем оно проводится и с какой целью. Примером может служить мозговой штурм с маркетинговой командой. Коротко, но все же информативно.

Запланируйте идеальный день / неделю / месяц

Идеального дня / недели / месяца никогда не будет, а даже если и будет, то больше никогда не повторится. Тем не менее, наличие шаблона для этих идеалов поможет вам лучше подготовиться к реальности и даст вам то, к чему стоит стремиться. Со временем корректируйте этот шаблон до тех пор, пока он не станет более точным отображением реальности, и используйте его в качестве основы для всех ваших действий по планированию.

Чтобы потом легко найти этот материал сохраните его у себя на страничке социальной сети: