Так много дел, так мало времени. Когда вы совмещаете работу, личные проекты и надеетесь на какую-то социальную жизнь, управление своим временем может показаться невыполнимой задачей.
Существует множество советов — самый распространённый из них заключается в том, чтобы в первую очередь сосредоточиться на самой важной задаче, — но лишь немногие из них затрагивают системные сложности, связанные с управлением своим временем и энергией, когда у вас очень длинный список важных и конкурирующих между собой задач, а также когда нужно учитывать интересы других людей.
Вариант 1: Вы сосредотачиваетесь на одной задаче и игнорируете все отвлекающие факторы и перерывы. Вы многое успеваете сделать, но ваша реакция снижается. Люди, которые рассчитывают на вас, застревают в процессе, потому что им нужен ваш вклад.
Вариант 2: Вы стараетесь быть максимально доступным для других людей и очень отзывчивы, когда им нужна ваша помощь. Они быстрее справляются со своей работой, но ваша собственная продуктивность страдает.
Осознанное переключение контекста — влияние уровня отзывчивости на поддержку и продуктивность
Оба варианта не идеальны. Как специалист в области знаний, вы должны быть уверены, что выполняете эти важные задачи, оставаясь при этом достаточно отзывчивым, чтобы поддерживать своих коллег в их работе.
Задача состоит в том, чтобы найти тот самый тонкий баланс между оптимизацией собственной работы и предоставлением информации, которая поможет вашим коллегам развиваться. Так что же мы делаем? Мы стараемся выполнять несколько задач одновременно.
Мифическая деятельность
В вычислительной технике под переключением контекста понимается процесс сохранения текущего состояния одной задачи, чтобы эту задачу можно было приостановить, а затем возобновить выполнение другой задачи. По сути, именно это позволяет компьютерам выполнять несколько задач одновременно (забавный факт: слово «многозадачность» было придумано компанией IBM в 1965 году для описания возможностей компьютера. Только позже мы начали использовать его применительно к людям).
Точно так же, как переключение контекста снижает производительность компьютеров, многозадачность снижает производительность и у людей. Исследования показывают, что постоянное переключение между разными задачами негативно влияет на внимание. По сути, мы менее сосредоточены и менее эффективны, когда пытаемся делать несколько дел одновременно.
Психиатр Эдвард М. Хэллоуэлл даже назвал многозадачность «мифической деятельностью, в которой люди верят, что могут выполнять две или более задач одновременно так же эффективно, как и одну».
Но очень немногие люди могут позволить себе сосредоточиться на одной задаче до тех пор, пока она не будет выполнена. Нужно отвечать на электронные письма, помогать клиентам. Так как же избежать ужасного влияния многозадачности на вашу продуктивность?
Осознанный путь
То, что я называю осознанным переключением контекста, — это стратегический подход к управлению задачами, который подчеркивает важность сосредоточения на одной задаче при сохранении приемлемого уровня оперативности.
Это предполагает определение необходимого уровня оперативности в зависимости от внешних требований, разбиение задач на выполнимые фрагменты, укладывающиеся в эти временные интервалы, и планирование для них отдельных временных отрезков.
Это было вдохновлено работой Брайана Кристиана и Тома Гриффитса, авторов книги «Алгоритмы, по которым стоит жить», которые писали: «Вы должны стараться выполнять одну задачу как можно дольше, не снижая свою продуктивность ниже минимально приемлемого уровня. Решите, насколько продуктивным вы хотите быть, а затем, если вы хотите что-то сделать, будьте не более продуктивным, чем это».
Цель осознанного переключения между задачами — повысить вашу продуктивность и улучшить качество вашей работы, сохраняя при этом здоровые отношения на работе и вне её.
Готовы попробовать? По сути, всё сводится к пяти простым шагам:
- Определите, насколько быстро вы отвечаете: если у вас есть ценные клиенты, которые ожидают ответа менее чем через час, то именно настолько быстро вы должны отвечать. Если вы продаете SaaS-продукт, который не является критически важным для бизнеса, то, возможно, достаточно отвечать на электронные письма раз в день. Здесь нет четких правил, но вам нужно понять, какой уровень оперативности подходит для вашего бизнеса.
- Разбивайте работу на выполнимые этапы: теперь, когда вы знаете, насколько оперативно вам нужно реагировать, разбейте свои задачи на выполнимые этапы, которые можно выполнить за это время. Каждый этап должен быть реалистичным, с началом и концом. Например, если вам нужно написать статью, одним из этапов может быть создание плана.
- Выделите специальное время: на этом всё. Просто внесите эти отрезки времени в свой календарь.
- Четко донесите информацию: пусть все, с кем вы работаете, знают, что вы не сможете отвечать в эти периоды интенсивной работы. Есть несколько способов сделать это. Если у вас общий календарь, это довольно просто. Когда я работал в Google, я также видел, как люди указывали это в своей электронной подписи или в автоответчике, если время ответа было больше обычного. Хотя поначалу это может показаться странным, обычно лучше перестраховаться.
- Регулярно возвращайтесь к этому: не дублируйте свои временные интервалы из недели в неделю. Подумайте, что сработало, а что нет. Были ли эти задачи действительно выполнимыми? Была ли ваша реакция своевременной? Вы даже можете заранее попросить своих товарищей по команде дать вам обратную связь. Пробуйте разные конфигурации, пока не найдёте ту, которая вам подходит.
Вот и всё! В первый раз вам придётся немного потрудиться, но осознанное переключение между задачами поможет вам работать лучше, быстрее и не отталкивать окружающих.
