Тема, которая часто всплывает в разговорах, — это тайм-менеджмент. Как мне писать этот информационный бюллетень каждую неделю, одновременно управляя бизнесом, работая над книгой и получая докторскую степень? Есть ли у меня время на общение с друзьями и семьёй? Могу ли я поделиться какими-нибудь советами по тайм-менеджменту?
Контроль над своим расписанием
Если только мы не изобретём путешествия во времени, нам придётся смириться с тем, что в сутках всего 24 часа. Чтобы достичь наших целей, нам нужно разумно распределять время между различными задачами и видами деятельности.
То, что срочно, часто отличается от того, что действительно важно. Краткосрочные и долгосрочные цели не всегда совпадают. То, чего от вас ожидают, и то, что вы на самом деле хотите сделать, не всегда одно и то же. Так как же распорядиться своим временем, чтобы достичь того, что для вас важно, и при этом выполнить свои обязанности?
Я следую трем простым принципам:
- Выделяйте время на то, что важно, а не наоборот. В начале недели я всегда уделяю несколько минут тому, чтобы убедиться, что у меня есть время на несколько ключевых целей, к которым я стремлюсь. На данный момент это написание книги, защита докторской диссертации и забота о своём здоровье. Поэтому я выделяю время на эти вещи, стараюсь перенести их, если есть какие-то пересекающиеся встречи, назначенные клиентами, и мне приятно знать, что у меня будет время на то, что важно.
- Научитесь спокойно говорить «нет» или «давай сделаем это через несколько недель». Если что-то не является ни важным, ни срочным, ни действительно актуальным, я либо говорю «нет», либо спрашиваю, можно ли поговорить об этом через несколько недель, когда у меня будет больше времени для потенциально интересных, но низкоприоритетных проектов. Вот в чём секрет того, почему это работает: чаще всего люди не продолжают общение, и это даёт мне час, который я могу потратить на то, над чем хочу поработать.
- Управляйте своей энергией, а не временем. Это означает, что вместо того, чтобы пытаться заполнить свой календарь задачами, чтобы чувствовать себя продуктивным, старайтесь держать свой календарь как можно более свободным, чтобы работать более гибко. Перераспределяйте задачи в зависимости от уровня вашей энергии. Если вы чувствуете прилив энергии, вы можете решить, что в следующий час будете работать над творческим проектом. Если вы чувствуете упадок сил, вы можете ответить на несколько неважных писем. Это возможно только в том случае, если в вашем календаре достаточно свободного места.
Эти принципы лежат в основе того, как я справляюсь с нашими вполне реальными когнитивными ограничениями, которые сильно ограничивают наши возможности. И есть один инструмент, который помог мне применить эти принципы. Я называю его «временным щитом».
Как использовать таймшифтинг для защиты своего времени
Таймбоксинг — это распространённый способ управления календарём. Поскольку он построен на фиксированных блоках времени и конкретных задачах, таймбоксинг может восприниматься как принуждение к чему-то, и многие из нас в итоге блокируют время в своём календаре, а затем с радостью игнорируют эти блоки.
Я использую другой подход, более гибкий и адаптивный. Тайм-шифтинг — это защита блоков времени в вашем календаре для того, что для вас важно, без конкретного списка задач. Это может быть время для исследований, чтения, творческого мозгового штурма или даже просто ничегонеделания. Поскольку тайм-шифтинг приносит больше удовольствия, чем тайм-боксинг, вы с меньшей вероятностью будете игнорировать блоки в своём календаре.
Тайм-менеджмент помогает вам сохранять творческий потенциал, внимание, перерывы, хронотип и режим отдыха.
Защищайте свою креативность. Выделите в своем календаре место для притягательных моментов, связанных с любопытством, «кроличьих нор» и блужданий разума, которые могут привести к неожиданным творческим прорывам. На несколько часов в неделю откажитесь от целей, ориентированных на результат, и сосредоточьтесь на своей творческой работе, не думая о показателях эффективности или конкретном результате, а просто вдохновляясь и делясь своими идеями с миром.
Защищайте своё внимание. Избегайте многозадачности. Постоянное переключение между задачами оказывает ужасное влияние на внимание. Выберите одну область, на которой вы сосредоточитесь, и уделяйте ей всё своё внимание на протяжении всего сеанса. Избавьтесь от отвлекающих факторов, убрав телефон в другую комнату и отключив уведомления на ноутбуке.
Не пренебрегайте перерывами. Легко заполнить свой календарь множеством дел, не уделяя времени тому, чтобы дать мозгу передохнуть. Побудьте наедине с собой, прогуляйтесь, помедитируйте — делайте то, что вам по душе, лишь бы это позволяло вам отвлечься от ноутбука и телефона. И подумайте о том, чтобы внести эти перерывы в свой календарь!
Защищайте свои биологические часы. Подумайте о том, в какое время суток вы чувствуете себя наиболее продуктивным. Вы жаворонок или сова? Если у вас достаточно свободного времени, планируйте его в соответствии со своим хронотипом, чтобы самые важные задачи выполнялись в то время, когда вы наиболее продуктивны.
Берегите свой отдых. Мы склонны жертвовать отдыхом, чтобы сделать больше. Но это просто не работает. Исследования показывают, что недостаток сна негативно влияет на вашу работоспособность. Когда вы устали, вам сложнее сосредоточиться и переключаться между задачами. Поэтому установите время, когда вы будете закрывать ноутбук вечером, и придерживайтесь его, чтобы вы могли расслабиться и выспаться.
Тайм-шифтинг можно сочетать с другими методами для сознательного повышения продуктивности, такими как метод MoSCoW для определения приоритетов или структура DECIDE для выбора того, над чем работать дальше, но я понял, что инструменты не имеют значения, если вы не понимаете основ.
Создание пространства для творчества, отказ от многозадачности, перерывы, соответствие работы вашему хронотипу и достаточный сон — вот самые важные аспекты тайм-менеджмента, если вы хотите достичь своих долгосрочных целей, не жертвуя своим психическим здоровьем.
